Openstaande facturen? Zo krijgt u ze betaald

Een factuur die maar niet betaald wordt. Iedere ondernemer kent het wel. U wilt niet meteen gaan aanmanen. Want de relatie is minstens zo belangrijk als de transactie. Hoe zorgt u ervoor dat u uw geld krijgt en uw relatie met uw klant behoudt?

Niet betaalde facturen zorgen voor kopzorgen

Niets is zo vervelend als een goed product of goede dienst te leveren, terwijl de betaling maar uitblijft. U wilt uw klant niet verliezen of de verstandhouding niet beschadigen, maar uw eigen rekeningen moeten óók gewoon betaald worden. Een worsteling waar iedere ondernemer wel eens mee te maken krijgt, want een niet betaalde rekening kan enorme impact hebben op uw cashflow.

Wat kunt u zelf doen?

Voorkomen is beter dan genezen! Hieronder enkele tips waarmee u vandaag nog aan de slag kan.

  1. Betaalwaardigheid controleren en een gepaste betaalwijze afspreken
    Allereerst kunt u, voordat u een nieuwe klantrelatie aangaat, een check doen om de betaalwaardigheid te controleren. Dit geeft u vooraf een goede indicatie van het riscio dat u wel of niet loopt. Zo kunt u op voorhand al een aantal risicobeperkingen invoeren, bijvoorbeeld door een aanbetaling te laten doen, vooraf te laten betalen, of een automatische incasso af te spreken.

  2. Getekende overeenkomst afsluiten met uw klant
    Zorg ervoor dat u altijd een door de klant getekende overeenkomst heeft, waarin de gemaakte afspraken en tarieven benoemd zijn. Vaak ontbreekt de overeenkomst, waardoor eventuele bewijsvoering lastiger is. Maakt u gebruik van algemene voorwaarden? Zorg er dan voor dat deze algemene voorwaarden kloppen en dat u een exemplaar aan uw klant overhandigt.

  3. Zorg voor goede data en leg deze vast in uw systeem
    Noteer waar mogelijk  telefoonnummers en e-mailadressen. Zo weet u zeker dat u uw klant  op verschillende manieren kunt bereiken, mocht dit voor het uitvoeren of afhandelen van de opdracht nodig zijn.

  4. Ga in gesprek met uw klant en maak afspraken.
    Mocht een tijdige betaling toch uitblijven, ga dan het gesprek aan met uw klant. Vaak hoort u dan de reden en kunt u met uw klant afspraken maken. Dit zorgt voor wederzijds begrip voor de situatie en veelal is dit voldoende om de factuur betaald te krijgen of een betalingsregeling af te stemmen. Let op de tijden van incasseren en schrijf uw klant aan wanneer zij zelf gelden ontvangen. Wees er op tijd bij en zorg ervoor dat het bedrag niet oploopt en problemen zich opstapelen. Maak met uw klant regelingen die nagekomen kunnen worden, spreek samen de hoogte van de termijnen en de betaalmomenten af en bevestig dit altijd schriftelijk.

  5. Zorg voor een goede klachtafhandeling.
    Als er sprake is van een klacht, handel deze dan snel en schriftelijk af. Klachten worden nog wel eens als excuus gebruikt om niet te betalen. Zorg ook voor vastlegging van de afhandeling van de klacht!
GGN

Dit artikel is gemaakt in samenwerking met onze partner GGN.

Als uw inspanningen niet helpen

Helaas komt het soms voor dat uw klant afspraken niet nakomt. U komt er zelf met uw klant niet uit. Dit betekent niet direct het einde van de relatie, maar u heeft wel hulp nodig bij het tot stand komen van de betaling of een betalingsregeling. Zorg er dan voor dat u een betrouwbare deurwaardersorganisatie in de arm neemt. U herkent deze aan certificeringen, zoals ISO en daarnaast zijn enkele deurwaardersorganisaties aangesloten bij Garantiefonds Gerechtsdeurwaarders (GGDW). Dat zorgt voor extra financiële zekerheid.

Bedenk vooraf hoe ver u wilt gaan om uw factuur geincasseerd te krijgen. Incassobureaus hebben beperktere bevoegdheden dan deurwaardersorganisaties. Incassobureaus hebben bevoegdheden om aan te manen, maar mogen geen gerechtelijke stappen nemen. Hiervoor werken ze veelal samen met een derde partij (een deurwaarderskantoor). Een deurwaardersorganisatie kan het hele incassoproces (van aanmanen tot en met het nemen van gerechtelijke maatregelen) voor u uit handen nemen. Zij hebben dus meer bevoegdheden dan incassobureaus.

Een incassobureau of deurwaardersorganisatie is een verlengstuk van uw bedrijfsvoering. Maak bij het kiezen van een juiste partner dan ook de afweging of de werkwijze van het betreffende bedrijf past bij uw bedrijfsvoering. Wordt de klant aangesproken met de juiste toon, proberen ze waar mogelijk te voorkomen dat uw klant nog hogere schulden krijgt? Dit zijn enkele voorbeelden die voor u van belang kunnen zijn bij uw keuze.

Wanneer kunt u uw factuur overdragen ter incasso?

U bepaalt zelf het moment waarop u een factuur uit handen geeft. Ook is het aan u om te bepalen vanaf welk factuurbedrag u dit zinvol vindt. U zult een afweging moeten maken van het kostenrisico dat u loopt ten opzichte van de kosten die u moet maken om de factuur af te boeken. Wilt u weten wat uw kostenrisico is? Kijk dan bijvoorbeeld eens naar de rekentool van GGN. Belangrijk om te weten: als uw klant de volledige hoofdsom betaalt, dan kost het u niets! De wet bepaalt namelijk dat incassokosten in eerste instantie door uw debiteur betaald moeten worden. Natuurlijk kan naast deze financiele afweging ook een emotionele afweging meespelen in uw keuze om een incasso uit handen te geven.

 

Onderstaand enkele tips waaraan de factuur moet voldoen om het incassoproces zo goed mogelijk te kunnen starten

✓ Heeft de factuur de juiste tenaamstelling?

✓ Is het duidelijk waar de factuur over gaat?

✓ Staat de betaaltermijn duidelijk op de factuur en is deze verstreken?

✓ Heeft u zowel de factuur als minimaal één herinnering gestuurd?

✓ Heeft u volgens afspraak met uw klant gehandeld?

✓ Zijn de adresgegevens van uw klant bekend?

Interessant artikel?